Waarom urenregistratie in Excel achterhaald is

Tegenwoordig zien we dat veel kleinschalige bedrijven de urenregistratie van hun personeel nog steeds bijhouden in Microsoft Excel. De afgelopen jaren zijn er veel applicaties en programma’s op de markt gekomen die speciaal ontwikkeld zijn voor urenregistratie. Deze zijn eenvoudiger en tijds efficiënter in gebruik. De kosten van deze programma’s zijn vaak ook goedkoper dan men denkt, zeker als je gaat vergelijken met de tijd die je er in investeert.

Afstappen van Excel

Excel is een programma dat ontzettend divers is en op heel veel manieren gebruikt kan worden, waaronder ook urenregistratie. Veel andere registratie bij bedrijven die hun eigen administratie verzorgen gebeurt in Excel. Denk dan vooral aan contactinformatie van klanten en financiële informatie. We weten dat verandering moeilijk is, maar het gebruik van Excel voor de urenregistratie kost vaak meer tijd en geld dan het oplevert. Je verliest snel het overzicht, waarbij een foutje snel gemaakt is zonder dat je dit doorhebt. Wanneer je formules gebruikt om automatisch door te rekenen in Excel en je maakt een foutje, wordt dit dus doorgetrokken in alle berekeningen en loopt je hele urenadministratie in de soep. Formules zijn extreem gevoelig voor foutjes en kunnen grote gevolgen hebben voor je boekhouding.

Alternatieven voor Excel

Als je nou een beter overzicht wilt krijgen over het personeel, de hoeveelheid uren en de gewerkte dagen, kun je kiezen voor andere programma’s dan Excel. In deze programma’s wordt na het invoeren van basisgegevens de rest automatisch ingevuld. We nemen als voorbeeld van zo’n programma Keeping. Dit is een eenvoudig urenadministratie programma waarbij de meeste registratie automatisch gebeurd. Het is zelfs mogelijk om de gewerkte uren van het personeel te koppelen aan de salarisstroken. Dit bespaart voor jou als werkgever een hoop tijd en moeite en voorkom je het maken van onnodige fouten in je boekhouding.